📑
Pilih Bagian yang Ingin Anda Pelajari:
👥 1. Keanggotaan & Kartu Kontak
💰 2. Simpanan (Pokok, Wajib, Sukarela)
🏦 3. Pinjaman USP & Talangan Pribadi
🛒 4. Belanja Dapur & Foto Bon Pasar
🍲 5. Kasir POS Touchscreen & Tutup Shift
🏢 6. Sewa Gedung, DP & Piutang
💳 7. Mutasi Bank BSI & Rekonsiliasi GL
❄️ 8. Pengadaan & Beli Freezer (Aset vs Beban)
⚖️ 9. Laba Rugi Realtime & Bagi SHU RAT
🔑 10. Role Switcher & Keamanan Akses
BAGIAN 1
Keanggotaan & Direktori Kartu Kontak
Kasus 1: Bagaimana cara mendaftarkan anggota baru ke dalam koperasi?
Mendaftarkan anggota baru tidak butuh waktu lama dan langsung membuatkan buku rekening otomatis:
1Buka menu Manajemen Anggota → pilih tab Daftar Anggota Baru.
2Isi data identitas: Nama Lengkap, Nomor WhatsApp, NIK KTP, dan Alamat Tempat Tinggal.
3Klik tombol biru Daftarkan Anggota.
Hasil Otomatis: Sistem langsung menerbitkan Nomor Induk Anggota resmi (contoh:
👉 Coba Sekarang: Form Daftar Anggota Baru
KOP-0015) serta membuka buku rekening simpanan anggota tersebut seketika.
Kasus 2: Bagaimana cara mencetak Kartu Anggota fisik ber-Barcode / QR Code?
Kartu anggota dapat dicetak di kertas tebal atau kartu plastik ID Card:
1Buka menu Manajemen Anggota → klik tab Kartu Anggota.
2Cari nama anggota yang bersangkutan → klik tombol Cetak Kartu.
3Akan muncul layout kartu standar ATM/KTP lengkap dengan Logo Koperasi ASHAJ dan barcode unik untuk discan di kasir toko.
👉 Coba Sekarang: Menu Cetak Kartu Anggota
Kasus 3: Bagaimana jika ada orang yang merupakan Anggota sekaligus Pemasok Sayur?
Koperasi ASHAJ menggunakan sistem Direktori Kontak Terpadu, di mana 1 orang bisa memiliki banyak peran tanpa dobel data:
1Buka menu Kartu Kontak & Unit → pilih nama orang tersebut.
2Centang opsi: [x] Anggota Koperasi dan [x] Pemasok Barang/Dapur.
3Simpan. Kini orang tersebut bisa menabung simpanan sekaligus menerima pembayaran belanja pasar tanpa akunnya tertukar.
👉 Buka Direktori Kontak Terpadu
BAGIAN 2
Unit Simpanan (Pokok, Wajib & Sukarela)
Kasus 4: Bagaimana cara mencatat setoran Simpanan Pokok awal saat baru masuk?
Simpanan Pokok dibayarkan 1 kali saat sah menjadi anggota:
1Buka menu Simpan Pinjam (USP) → pilih Setor & Tarik Simpanan.
2Klik tombol + Transaksi Simpanan Baru.
3Pilih Nama Anggota, pilih Jenis Simpanan: Simpanan Pokok (Akun 3010).
4Masukkan nominal (misal:
Rp 100.000) → pilih Sumber Penerimaan: Kas Operasional / Bank BSI → Simpan.
Jurnal Otomatis: Kas Koperasi bertambah Rp 100.000 (Debit), dan Ekuitas Simpanan Pokok bertambah Rp 100.000 (Kredit).
👉 Coba Sekarang: Input Setoran Simpanan
Kasus 5: Bagaimana cara mencatat Simpanan Wajib bulanan anggota?
Setiap bulan anggota menyetor iuran wajib (misal Rp 20.000 per bulan):
1Pada menu Setor & Tarik Simpanan, klik + Transaksi Simpanan Baru.
2Pilih jenis simpanan: Simpanan Wajib (Akun 3020).
3Ketik nominal
20000, tulis catatan misal: "Simpanan Wajib Bulan Oktober" → Simpan.
Perhitungan SHU: Semakin rajin anggota membayar simpanan wajib, porsi pembagian SHU Jasa Modal miliknya di akhir tahun akan semakin besar!
👉 Buka Menu Simpanan Anggota
Kasus 6: Bagaimana jika anggota ingin menarik Simpanan Sukarela miliknya?
Simpanan Pokok & Wajib tidak boleh ditarik selama masih menjadi anggota. Namun Simpanan Sukarela bebas ditarik kapan saja:
1Buka menu Setor & Tarik Simpanan → klik + Transaksi Simpanan Baru.
2Pilih Jenis Transaksi: Penarikan Simpanan.
3Pilih jenis rekening: Simpanan Sukarela (Akun 2030).
4Sistem akan otomatis mengecek apakah saldo sukarela anggota tersebut mencukupi. Jika cukup, dana kas/bank langsung dicairkan.
👉 Buka Form Tarik Simpanan
BAGIAN 3
Pinjaman Anggota & Dana Talangan Pribadi
Kasus 7: Bagaimana cara mengajukan dan mencairkan pinjaman anggota?
Alur pengajuan pinjaman anggota transparan dengan jadwal cicilan otomatis:
1Buka menu Simpan Pinjam (USP) → klik Pencairan Pinjaman.
2Klik tombol + Buat Pinjaman Baru.
3Pilih Nama Peminjam → sistem otomatis menghitung Plafond Maksimal (3x Total Simpanan).
4Masukkan Jumlah Pinjaman (misal
Rp 2.000.000), pilih Tenor: 10 Bulan, Bunga: 1.5% Flat.5Klik Cairkan Dana Pinjaman → cetak surat perjanjian dan jadwal angsuran bulanan.
👉 Coba Sekarang: Menu Pinjaman Anggota
Kasus 8: Bagaimana cara mencatat pembayaran angsuran bulanan pinjaman?
Saat anggota menyetor uang cicilan:
1Pada halaman Pinjaman, klik nomor pinjaman anggota yang bersangkutan.
2Klik tombol Bayar Angsuran pada baris bulan berjalan.
3Sistem otomatis memisahkan mana bagian Pokok Pinjaman (mengurangi piutang) dan mana bagian Jasa Koperasi/Bunga (masuk ke Pendapatan Operasional Koperasi).
👉 Buka Daftar Angsuran Pinjaman
Kasus 9: Pengurus menalangi uang pribadi dulu karena kas koperasi kosong. Bagaimana mencatatnya?
Koperasi ASHAJ menyediakan rekening resmi Dana Talangan Pribadi Pengurus (Akun 2020):
1Buka menu Buku Kas & Jurnal → pilih Kas Masuk.
2Pilih akun lawan: Hutang Talangan Pengurus (Akun 2020), isi nama pengurus pembawa dana.
3Masukkan jumlah uang (misal:
Rp 1.000.000). Uang kas bertambah, dan koperasi resmi mencatat hutang talangan kepada pengurus.4Saat kas koperasi sudah terisi, buat Kas Keluar ke akun 2020 untuk melunasi talangan tersebut hingga lunas (saldo Rp 0).
👉 Buka Buku Kas & Transaksi
BAGIAN 4
Unit Kantin: Belanja Pasar & Foto Bon Fisik
Kasus 10: Bagaimana mencatat belanja sayur & ayam pagi ke pasar tanpa pusing hitung butir beras?
Gunakan modul Belanja Dapur Non-Stok yang didesain khusus untuk operasional kantin katering:
1Buka menu Toko & Kantin → pilih tab Belanja Dapur.
2Isi data pembelian: Tanggal Belanja, pilih Tempat Belanja (misal: Pasar Pagi Bangka).
3Isi kolom Petugas Belanja / Pembawa Nota (misal: Ibu Siti).
4Klik tombol kamera / upload Foto Bon Fisik Pasar langsung dari HP sebagai bukti otentik pengawas.
5Rinci item belanjaan: Ayam 2 Kg @ Rp 25.000 = Rp 50.000; Minyak 1 L = Rp 15.000 (Total Rp 65.000).
6Klik tombol biru Simpan Pembelian Dapur. Selesai! Uang kas berkurang Rp 65.000 tanpa perlu repot mencatat resep per sendok kuah.
👉 Coba Sekarang: Form Belanja Dapur & Upload Bon
BAGIAN 5
Layar Kasir POS Touchscreen & Tutup Shift Sore
Kasus 11: Bagaimana kasir membuka shift dan login di pagi hari?
Layar kasir dibuat super simpel menyerupai kasir modern kafe kekinian:
1Buka halaman: Layar Kasir POS Kantin di HP, tablet, atau laptop kasir.
2Pilih nama kasir yang bertugas dari dropdown (misal: Yuli - Kasir 1).
3Sentuh tombol angka keypad PIN:
1111 (atau ketik dari keyboard laptop).4Layar langsung terbuka seketika dengan gambar-gambar menu makanan siap dipesan!
👉 Buka Layar Kasir POS Sekarang
Kasus 12: Bagaimana cara melayani pesanan pembeli dan mencetak struk thermal?
Cukup sentuh gambar menu di layar:
1Sentuh menu: 🍲 Soto Ayam (2x), 🍗 Ayam Penyet (1x), 🥤 Es Teh Manis (3x).
2Total di keranjang kanan otomatis terhitung. Jika pembeli adalah Anggota, pilih nama anggota agar dia mendapatkan Poin Belanja SHU.
3Pilih metode bayar: Tunai, QRIS, atau Kasbon Anggota.
4Ketik nominal uang diterima → klik tombol hijau SIMPAN & CETAK STRUK.
👉 Coba Transaksi Kasir POS
Kasus 13: Sore hari kasir tutup warung, bagaimana cara menghitung setoran uang fisik laci ke Bendahara?
Fitur 🔒 Tutup Shift Kasir menjamin uang kasir tidak ada yang tercecer:
1Di pojok kanan atas layar kasir, klik tombol oranye: 🔒 Tutup Shift.
2Sistem menampilkan: Total Transaksi Hari Ini, Total Omzet QRIS, dan Uang Tunai Sistem (Expected Cash).
3Kasir menghitung lembaran uang fisik di laci kasir, lalu mengetik nominalnya pada kolom Uang Tunai Fisik Dihitung.
4Sistem otomatis memberi tanda: ✅ PAS, ⚠️ LEBIH, atau ❌ KURANG.
5Klik tombol simpan → Struk Berita Acara Tutup Shift otomatis tercetak lengkap dengan kolom tanda tangan Kasir & Bendahara Penerima.
👉 Buka Layar Kasir & Cek Tutup Shift
BAGIAN 6
Unit Sewa Gedung, Wisma & Piutang Non-Tunai
Kasus 14: Ada mitra sewa Aula seharga Rp 5.000.000 tapi bayar DP dulu Rp 2.000.000. Bagaimana pencatatannya?
Gunakan modul Faktur / Invoice Penjualan Sewa Gedung:
1Buka menu Sewa Gedung & Tagihan → pilih Faktur Penjualan (Invoices) → klik + Buat Faktur.
2Pilih Nama Penyewa, masukkan tanggal acara sewa, pilih item: Sewa Aula Gedung Utama seharga
Rp 5.000.000 → Simpan Faktur.3Pada baris faktur tersebut, klik tombol Catat Pembayaran (Record Payment) → masukkan nominal DP:
Rp 2.000.000.
Hasil Pencatatan: Kas Koperasi bertambah Rp 2.000.000. Status faktur menjadi Sebagian Dibayar. Sisa piutang Rp 3.000.000 tetap terpampang merah di dashboard agar tidak lupa ditagih saat hari H acara!
👉 Coba Sekarang: Form Invoice Sewa Gedung
BAGIAN 7
Keuangan, Mutasi Bank BSI & Rekonsiliasi GL
Kasus 15: Bagaimana Admin Keuangan mencocokkan mutasi rekening koran Bank BSI agar sama persis dengan angka di sistem?
SOP Rekonsiliasi Bank 3 Langkah untuk menjamin akuntabilitas pembukuan:
1Cek Saldo Bank Nyata: Buka m-banking BSI atau cetak rekening koran fisik bulan berjalan (misal saldo tercatat Rp 45.250.000).
2Buka Buku Kas Bank Sistem: Masuk ke menu Keuangan & Bank → pilih rekening Bank Syariah Indonesia (BSI). Cocokkan mutasi uang masuk transfer sewa gedung dan setoran anggota.
3Input Potongan Bank: Jika ada biaya admin bulanan bank (misal Rp 10.000) atau potongan pajak bagi hasil, catat melalui menu Buku Kas → Kas Keluar ke akun Beban Administrasi Bank (Akun 5020). Saldo sistem seketika menjadi tepat sama dengan rekening bank (Selisih = Rp 0).
👉 Buka Rekening Bank & Mutasi Kas
Kasus 16: Sore hari Bendahara menerima uang tunai dari kasir, lalu menyetorkannya ke rekening Bank BSI. Bagaimana mencatatnya?
Gunakan menu Transfer Kas Internal agar tidak terjadi dobel hitung pendapatan:
1Buka menu Buku Kas & Jurnal → klik Transfer Dana / Pindah Kas.
2Pilih Dari Rekening: Kas Kantin / Kas Tunai.
3Pilih Ke Rekening: Bank Syariah Indonesia (BSI).
4Masukkan jumlah setor (misal
👉 Buka Menu Transfer Kas
Rp 1.500.000) → Simpan. Uang di kasir berkurang dan uang di bank bertambah tanpa mengubah nilai laba rugi.
BAGIAN 8
Pengadaan & Pembelian Aset Tetap Toko (Freezer)
Kasus 17: Toko membeli Kulkas Freezer seharga Rp 4.500.000. Kenapa tidak boleh dicatat sebagai Belanja Dapur?
Aturan Akuntansi Koperasi: Belanja dapur adalah bahan habis pakai (sayur, ayam, beras). Sedangkan Freezer adalah barang tahan lama yang dipakai bertahun-tahun:
1Jika Freezer dicatat di belanja dapur, maka keuntungan kantin bulan ini akan langsung anjlok minus Rp 4.500.000 (laba rugi tidak wajar).
2Cara yang benar: Buka menu Tagihan Pembelian (Bills) → pilih akun alokasi: Peralatan Toko & Aset Tetap (Akun 1300).
3Dengan demikian, Freezer resmi tercatat sebagai Harta Kekayaan Koperasi di laporan Neraca, dan disusutkan sedikit demi sedikit setiap tahun secara resmi.
👉 Buka Menu Tagihan Pembelian Aset
BAGIAN 9
Laporan Laba Rugi Realtime & Pembagian SHU RAT
Kasus 18: Kapan pengurus bisa tahu berapa keuntungan bersih koperasi hari ini?
Setiap detik, secara real-time tanpa menunggu akhir bulan!
1Buka menu Laporan → pilih Laba Rugi & Neraca.
2Layar langsung menampilkan total seluruh pemasukan (Omzet Kantin + Sewa Gedung + Bunga Simpan Pinjam) dikurangi seluruh biaya (Belanja Dapur + Listrik + Gaji Staf) = Sisa Hasil Usaha (Laba Bersih) saat itu juga.
👉 Intip Laporan Laba Rugi Realtime
Kasus 19: Bagaimana membagi SHU secara adil ke seluruh anggota saat Rapat Anggota Tahunan (RAT)?
Tidak perlu lagi begadang menghitung rumus rumit di Excel:
1Buka menu Distribusi SHU → klik Simulasi SHU.
2Sistem otomatis membagi laba bersih sesuai AD/ART: Dana Cadangan (40%), Jasa Anggota (40%), Pengurus (10%), Dana Pendidikan & Sosial (10%).
3Klik tab Rincian SHU per Anggota → sistem menghitung otomatis: Anggota yang sering belanja di kantin dan rajin menabung simpanan otomatis mendapat jatah rupiah lebih besar.
4Klik tombol 🖨️ Cetak Rekap SHU untuk mencetak berkas resmi yang siap ditandatangani Ketua & diserahkan ke Dinas Koperasi.
👉 Coba Sekarang: Simulasi Pembagian SHU RAT
BAGIAN 10
Role Switcher & Pembatasan Hak Akses Staf
Kasus 20: Apakah kasir atau staf biasa bisa melihat saldo rekening bank dan laporan keuangan rahasia?
Tidak bisa sama sekali! Koperasi ASHAJ menerapkan sistem keamanan berbasis jabatan:
| Jabatan (Role) | Yang Boleh Dilihat | Yang DILARANG Dilihat |
|---|---|---|
| Kasir Kantin | Hanya layar jualan POS dan input belanja bahan dapur | Dilarang melihat Rekening Bank, Simpan Pinjam, dan Laba Rugi |
| Petugas USP | Data Anggota, Setor Simpanan & Pencairan Pinjaman | Dilarang mengubah COA Akuntansi dan Pengaturan Super Admin |
| Bendahara | Buku Kas, Mutasi Bank, Faktur Gedung & Laporan Pajak | Dilarang menghapus akun pengguna tanpa izin Super Admin |
| Super Admin (Mas John) | Akses penuh ke semua modul, unit bisnis & audit log | Bisa berganti peran lewat Role Switcher di pojok kanan atas |